Existem inúmeros livros, formações, workshops e conceitos de gestão de tempo com foco em: Como é que giro o meu tempo de forma a fazer mais coisas, coisas melhor, e ser mais produtivo?

Este é seguramente um tema que nos acompanha na nossa vida pessoal, familiar e profissional, onde está presente o preconceito de que para conseguirmos fazer tudo o que queremos fazer com bons resultados, então devemos estar muito organizados.

Ao contrário do que já foi há décadas atrás, hoje em dia, tendemos a viver com uma certa obsessão pela organização, pelo planeamento, pela gestão do nosso tempo. São tantas as coisas que temos para fazer que, mesmo que quiséssemos, nunca conseguiríamos fazer tudo aquilo que queremos efetivamente fazer.

Está também presente a ideia de que algumas pessoas são melhores do que outras a organizar o seu tempo, isto é, a organizar e desempenhar um conjunto de tarefas que faz com que chegam ao final do dia com a sensação de que conseguiram fazer mais coisas, ou que conseguiram fazer as mesmas coisas em menos tempo ou que tiveram tempo para fazer tudo o que queriam. Porém, isso não é bem assim para a maior parte de nós que experienciamos outras sensações.

Exemplo:
● “Não fiz tudo o que queria fazer hoje. Cumpri o plano para o dia, mas havia tantas outras coisas que poderia ter feito.”
● “O tempo nunca é suficiente.”
● “Não fiz nada” (se calhar até fiz muitas tarefas mas a sensação é que essas tarefas não eram importantes ou relevantes).
● “Tenho ainda muitas coisas para fazer.”
● “Estou a desperdiçar tempo.”

Contudo, essa ideia leva-nos a achar que talvez seja possível aprendermos a gerir o nosso tempo. Vemos uma relação clara de causa-efeito, sendo a causa um conjunto de tarefas que desempenhamos e o efeito um conjunto de resultados que queremos atingir.

E quando procuramos e pedimos estratégias de gestão de tempo, muitas vezes estamos à espera de estratégias sobre como FAZER. Só que, às vezes, essas estratégias entram inadvertidamente no desenvolvimento pessoal tóxico em que nos são entregues estratégias como sendo certas em vez de simplesmente possibilidades.

Mitos sobre gestão de tempo:

❖ 1º Mito: Podemos gerir o tempo de tal forma que este será suficiente para tudo o que queremos fazer.

Quantas vezes ficamos stressados e ansiosos por achar que isto é uma realidade possível?
No entanto, esta ideia acaba por ser uma ilusão porque as coisas que nós gostaríamos realmente de fazer são tantas que precisaríamos de centenas de vidas para fazer tudo o que queremos fazer, para explorar todos os nossos interesses, para ter todas as experiências que nos interessam.

Compreender que, por muito bom que sejamos a gerir o nosso tempo, nunca vamos conseguir fazer tudo o que queremos, pode ajudar-nos a prescindir dessa ideia, trazendo-nos paz.

❖ 2º Mito: Podemos gerir o tempo de tal forma que vamos controlar o nosso dia-a-dia.

No nosso dia-a-dia lidamos com muitos imprevistos externos.

Exemplo:
● Vou buscar os meus filhos à escola mas está trânsito.
● Alguém ligou-me e surgiu uma nova tarefa.
● Coloquei na agenda que entre as 18h e as 19h iria treinar e surge um imprevisto.

E também lidamos com imprevistos internos.

Exemplo:
● Ia fazer uma coisa mas neste momento não tenho motivação ou inspiração para fazê-la.
● Pensei que ia fazer exercício físico mas estou com uma dor na perna e não consigo.

Quando esta ideia está presente, ela pode fazer-nos andar atrás de uma ilusão pois nunca vamos controlar totalmente o nosso dia-a-dia, vai haver sempre coisas inesperadas, que não funcionam como estava previsto, etc.

❖ 3º Mito: Podemos gerir o tempo de tal forma que não vamos sentir arrependimento, culpa nem ansiedade.

Esta é uma das razões pelas quais vamos atrás de sistemas de gestão do tempo.
Alimentarmos este mito faz com que olhemos para a nossa realidade e para a forma como nos relacionamos com o tempo como sendo insuficiente, o que nos pode fazer sentir arrependimento, culpa e ansiedade (hiperlink para texto sobre ansiedade no blog).

Exemplo:
● “Eu não consigo gerir o meu tempo da forma como quero.”
● “Eu não consigo gerir o meu tempo de forma a controlar o meu dia.”
● “Eu não consigo gerir o meu tempo de forma a evitar sentir arrependimento/culpa ou ansiedade em relação ao que há para fazer.”

❖ 4º Mito: Quanto mais tempo tivermos para uma tarefa, melhor.

Este mito fala-nos da ideia de que se tivéssemos mais horas ou se tivéssemos começado mais cedo seria melhor. Muitas vezes, queremos gerir o tempo para garantir que temos mais tempo para as tarefas que nós achamos que são mais importantes. No entanto, a Lei de Parkinson estabelece que o tempo necessário para uma tarefa tende a estender-se até ao tempo que nós lhe destinamos.

Exemplo:
Acho que para fazer uma determinada tarefa com qualidade preciso de 1 hora, então resolvo tirar 2 horas para ter mais um pouco de tempo. A Lei de Parkinson diz que não vai sobrar nenhum tempo, pois a tendência é utilizar a totalidade do tempo para realizar a tarefa.

Só que, muitas vezes, ficamos agarrados a esta ilusão:

● “No futuro vou ter mais tempo para a minha relação pelo que vai ser melhor.”
● “No futuro vou ter mais tempo para os meus filhos pelo que vai ser melhor.”

Na realidade, vamos estender o tempo que necessitarmos para cada tarefa. O facto de termos mais tempo numa tarefa, não vai necessariamente libertar mais tempo para outras tarefas nem vai necessariamente significar o sucesso da tarefa.

Exemplo:
Algumas pessoas podem ter tido a experiência de durante a pandemia terem tido mais tempo com os filhos, mas isso só por si não gera uma melhor relação porque a qualidade da relação tem a ver com outras coisas.

❖ 5º Mito: Se tivéssemos mais recursos, a nossa gestão de tempo seria muito melhor.

Existe uma crença enraizada que liga a quantidade de recursos disponíveis à melhor gestão de tempo. Por recursos, entendemos dinheiro, pessoas a quem delegar tarefas, etc. No entanto, isto é um mito porque quanto mais recursos temos, mais possibilidades também temos à nossa disposição. Muitas vezes, mesmo quando estes recursos estão disponíveis, as pessoas queixam-se da gestão de tempo. Devem, por isso, ser vistas como variáveis independentes.

Exemplo:
Chego ao domingo à noite com a sensação de que não aproveitei bem o tempo no fim de semana e penso algo como: “Esteve bom tempo, poderia ter ido dar uma volta à praia com a minha família e não fui”.
No entanto, se tivesse outro tipo de recursos, poderia pensar algo como: “Poderia ter ido passar um fim de semana na neve na Suíça”; “Poderia ter ido ao restaurante de que todos falam agora.”; “Poderia ter chamado o personal trainer à minha casa.”

De repente, temos tantas possibilidades que continuamos a sentir que não estamos a gerir bem o nosso tempo.

Estratégias para gestão de tempo

❖ 1ª Estratégia: Definir intenções e prioridades.

Quando falamos em intenções, falamos principalmente em intenções emocionais:

★ Quais são as minhas intenções?
★ Qual a razão pela qual quero fazer estas coisas?
★ De que forma esta tarefa é importante para mim?

Apesar de serem perguntas-chave, estas perguntas podem ser muito incómodas do ponto de vista de gestão. Por vezes, fugimos a questionarmo-nos se estas são as tarefas certas, se são as tarefas mais importantes. No entanto, a ausência dessa reflexão faz com que muitos de nós façamos o que não queremos para mais tarde eventualmente ter o que queremos em vez de o ter agora.

Exemplo:
Trabalho agora mais tempo para um dia ter mais tempo com a minha família.

Para algumas pessoas que trabalham 10 horas por dia porque é o mínimo que conseguem trabalhar na empresa onde estão; que passam muito tempo em deslocações casa-trabalho e trabalho-casa; que têm ainda de levar os filhos à escola; etc. esta reflexão pode soar a privilégio pois a sensação é de que no dia-a-dia deles não sobra tempo nenhum.

Essas são as situações em que pode ser mais difícil fazer este exercício. No entanto, sem desvalorizar o dia-a-dia de cada um, o que é realmente importante não é o que fazemos mas é como nos sentimos em relação ao que fazemos.

Quando falamos em ter intenções e prioridades, muitas vezes a prioridade não é fazer algo, a nossa prioridade pode ser uma prioridade emocional:

★ Como gostaria de me sentir?
★ Que estratégias estou a utilizar neste momento e que necessidades essas estratégias estão a preencher?

Exemplo:
Estou a fazer algo e continuo a fazer apesar de já não querer fazer. Que necessidade então estou a satisfazer através disso? Reconhecimento? Contribuição? Pertença? Segurança? Quando vejo esse lado de mim, consigo relaxar um pouco pois afinal percebo que há uma intenção boa que me leva a continuar a fazer as coisas da mesma forma.

Tornando isto visível, mudamos a forma como nos relacionamos com essas coisas.

Por outro lado, uma das razões pelas quais precisamos tanto de aplicações de gestão de tempo é porque temos múltiplas prioridades. Isso é o que leva a que muitas pessoas não consigam acabar coisas que são importantes para si:

Exemplo:
● “Quero acabar a minha tese de doutoramento mas não tenho tempo.”
● “Quero pôr um projeto a andar mas não tenho tempo.”
● “Quero iniciar uma nova atividade mas não consigo.”

São prioridades no meio de muitas outras prioridades, pelo que, por vezes, escondemo-nos por detrás da complexidade dessas nossas prioridades. Se tivéssemos 1, 2, ou no máximo 3 prioridades, conseguiríamos lembrar-nos mais facilmente delas e quando fôssemos a tomar uma decisão, seria bem mais simples.

Exemplo:
● Hoje as minhas 3 prioridades são…
● Esta semana as minhas 3 prioridades são…
● Este mês as minhas 3 prioridades são…

❖ 2ª Estratégia: Entender que o bem-estar depende da satisfação das necessidades.

Isto é, o bem-estar não depende da quantidade de tarefas que fazemos, de chegar ao final do dia com uma to-do list concluída. O bem-estar depende das necessidades que estamos a satisfazer através de uma determinada tarefa ou comportamento.

Exemplo:
● Faço isto porque me traz reconhecimento e isso faz-me sentir bem.
● Levar os meus filhos à escola satisfaz a minha necessidade de tempo de qualidade com eles; de conexão; de contribuição para com a família; etc. e isso faz-me sentir bem.

A pergunta-chave então é:

★ O que é que realmente me faz sentir bem?

Muitos de nós, não vivemos da forma como queremos viver, não estamos a viver de acordo com os nossos valores, com os nossos ritmos, com as nossas necessidades. Ir atrás da ideia de gestão de tempo com o objetivo de ser mais produtivo, mais eficiente, só vai fazer escalar a sensação de mal-estar e diminuir a possibilidade de flexibilidade e bem-estar.

❖ 3ª Estratégia: Separar necessidade de estratégia para preencher a necessidade.

A gestão de tempo não é uma necessidade em si, mas sim uma estratégia para satisfazer necessidades. E o que fazemos em termos de gestão de tempo também são estratégias para satisfazer necessidades.

Se o nosso comportamento existe devido a algum tipo de necessidade que nós temos, para algumas pessoas colocar e organizar as coisas na agenda pode satisfazer as necessidades de segurança, de controle, de previsibilidade, pelo que será importante para ela fazer isso. No entanto, outra pessoa com as mesmas necessidades, talvez precise de estratégias diferentes.

Exemplo:
● Posso satisfazer a minha necessidade de controlo através de escrever as minhas tarefas na agenda.
● Ou posso satisfazer a minha necessidade de controlo através do controlo sobre o meu tempo pessoal que a liberdade de não ter de colocar tarefas na agenda me dá.

“A gestão de tempo não é uma necessidade, mas sim uma estratégia para satisfazer necessidades.”

❖ 4ª Estratégia: Ser brutalmente honesto com o que funciona e não funciona

Às vezes, não somos brutalmente honestos com a experimentação e dizemos que já experimentamos tudo mesmo não sendo verdade; outras vezes forçamo-nos a fazer uma coisa porque nos disseram que era certo, porque aprendemos que é assim que se faz.

Exemplo:
Só posso estar descontraída a ver um pouco de televisão depois de ter a casa toda arrumada → Isso realmente funciona para mim ou não funciona?

Uma coisa até pode ser certa para quem propôs essa ideia e para um número elevado de pessoas, mas para nós pode não funcionar e não ser uma boa estratégia para satisfazer as necessidades presentes.

Quando falamos em gestão de tempo, como em tantas outras coisas, é importante termos em consideração a Subjetividade do Sistema Humano. Nós não lidamos todos com as coisas da mesma forma.

Exemplo:
Para algumas pessoas aceitar que só devem preparar uma reunião no dia anterior pode funcionar, para outras isso poderá ser a pior estratégia possível porque para elas é mesmo importante preparar com mais antecedência. Para outras pessoas pode até ser importante não fazerem nada e irem de improviso.

Ser brutalmente honesto é sermos capazes de perceber a diferença entre uma desculpa que estamos a arranjar para não ter de implementar algo e um esforço deliberado e consciente de implementar algo e o resultado (tanto a nível de produtividade como emocional) não ser interessante para nós.

É muito importante estarmos dispostos a experimentar diferentes formas de gerir o tempo. Aquilo que funciona para uma pessoa nem sempre funciona para outra, pelo que cada um deve definir a melhor estratégia para si ao invés de aceitar conceitos pré-feitos.

Muitas vezes, isso impede-nos de colocar a nossa atenção numa pergunta muito importante de Coaching:

★ De que outra forma eu poderia fazer isto?

Exemplo:
Tenho de dar de comer aos meu filhos mas a preparação das refeições implica muito tempo.
Posso explorar um conjunto de soluções: posso comprar comida já-feita; posso encomendar; posso combinar com o vizinho do lado um esquema em que num dia é um que cozinha e noutro dia é outro, etc.

Muitas vezes, estamos tão fechados a pensar naquilo que já fazemos todos os dias que temos pouco tempo para pensar em soluções criativas. A rotina impede-nos de pensar em soluções e formas criativas de gerir o nosso tempo, razão pela qual o convite é sair da rotina.

Se explorarmos a sério a questão da gestão do tempo, será certamente um grande exercício de desenvolvimento pessoal e até de Coaching.

Exemplo:
Coachee: “Gostava de gerir melhor o meu tempo.”
Coach: “Para quê? Com que objetivo?”
Coachee: “Gostava de libertar tempo para fazer exercício físico.”
Coach: “De quanto tempo necessitas para exercício físico?”
Coachee: “Preciso de 2h.”
Coach: “Como assim 2h?”
Coachee: “Preciso ir ao ginásio de carro, fazer o meu exercício, depois preciso de tomar banho, mais o trajeto para casa.”
Coach: “Que outras alternativas terias?”

Aí podem aparecer outras soluções. Porém, quando essas soluções começam a aparecer, muitas vezes em vez de experimentarmos, vamos procurar coisas que provam que aquelas soluções não dão. E voltamos assim à pergunta inicial da intenção:

Coach: “Então o que é realmente importante neste caso?”; “Qual a razão pela qual queres fazer exercício físico?”

❖ 5ª Estratégia: Colocar momentaneamente o foco no NÃO FAZER.

Em vez de (só) fazermos uma lista do que vamos fazer, podemos fazer uma lista do que não vamos fazer.

★ Quais são as coisas que estou a fazer no meu dia-a-dia e que não preciso de fazer?

Assim, em vez de andarmos à luta com coisas que temos de fazer e com o pensamento que já as deveríamos ter feito, podemos simplesmente decidir não fazer isso, pelo menos não agora. Isso normalmente traz relaxamento.

Muitas vezes, são até essas as coisas que vão para a agenda, que estão a causar tensão porque chega o final do dia e percebemos que ainda não as fizemos (compras; organização do armário; meditação; exercício físico, etc.).

❖ 6ª Estratégia: Aproveitar os picos de motivação

Em vez de fecharmos os momentos específicos em que vamos fazer determinadas tarefas, podemos aproveitar os nossos picos de motivação (hiperlink para texto sobre motivação no blog) = motivo para a ação.

Há momentos em que os motivos para a ação não são suficientemente fortes, pelo que vamos procrastinar, adiar, demorar muito tempo. Quando aproveitamos os picos, estamos a dar-nos espaço para lidar com a vida tal e qual como ela se nos apresenta. São muitas as pessoas que passam o seu tempo em contraciclo, isto é, só têm vontade de fazer aquilo que não estão a fazer, só que como primeiro têm de fazer aquilo que não querem, quando chega a altura de fazerem o que queriam antes, já não querem. É uma luta constante.

Neste caso, entender a diferença entre congruência e consistência pode ser fundamental. A congruência acontece quando existe alinhamento entre o que pensamos, sentimos, dizemos e fazemos neste momento. A consistência é fazermos aquilo que dissemos que íamos fazer, independentemente do que estamos a pensar e sentir agora.

Exemplo:
Se tenho uma agenda muito preenchida, ser consistente é fazer o que está na agenda. Só que para fazer o que está na agenda e ser consistente, tenho de ser incongruente.
Na agenda está escrito que é o momento de ir às compras, só que agora é incongruente, não me apetece, não é realmente o mais importante.

Em jeito de metáfora…

Há um estudo que demonstra que quem costuma responder a todos os e-mails tende a passar mais tempo a responder a e-mails, isto porque responde e recebe mais e-mails.
Quanto mais rápidos formos a responder a e-mails e mais eficazes formos na gestão da caixa de correio, a ideia é que é melhor, mas o que a investigação diz é que passamos mais tempo nos e-mails com essa prática. O mesmo se aplica a tantas outras coisas na nossa vida…

Em resumo…

Podemos aprender a fazer as coisas melhor, podemos ser mais rápidos a realizar uma tarefa mas isto em si não significa que a nossa gestão de tempo vai ficar melhor, pois normalmente quando libertamos tempo a fazer melhor uma tarefa, preenchemos com outras tarefas. O ganho maior vem de nos questionarmos:

★ Qual é a minha intenção?
★ O que é mais importante para mim agora?
★ Que necessidades estou a preencher através desta tarefa?
★ Preciso mesmo de fazer esta tarefa?
★ Como seria a minha vida se não a fizesse?
★ Qual seria a melhor forma de utilizar o meu tempo agora que está mais de acordo com a forma como me quero sentir?

Dessa forma, podemos começar a relacionarmo-nos com a nossa vida de uma forma mais interessante. Cada um de nós está em momentos diferentes da experiência humana. Cada um de nós tem de se confrontar com a sua realidade. O convite é que a partir daquelas que forem as nossas circunstâncias, possamos experimentar adaptar algumas das estratégias referidas aqui e ver o que acontece. Podemos mesmo aproveitar para conversar sobre isso nos meios em que nos encontramos: família, trabalho, equipas, etc. para percebermos o que pode ou não funcionar e o que faz ou não sentido.

Estas ideias são exploradas em sessões de Coaching e no Curso Online em Coaching Profissional da Life Training. Caso seja do teu interesse, fica a saber mais aqui.