Month: May 2015

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3º e 4º Fatores críticos de sucesso em eventos

Nesta série de artigos sobre aqueles que são os fatores que fazem a diferença e garantem a base para um evento inspirador, começámos por definir objetivos e passámos pela garantia de envolvimento dos participantes. Hoje apresentamos o 3º e 4º fatores críticos.

Fator crítico 3 – Adequação do local, som, iluminação e imagem
Tendo em conta, em primeiro lugar, que o local deverá ser escolhido tendo por base o alinhamento do programa, passamos agora para as condições do mesmo.

A par do conforto físico dos participantes, desde a certeza que as cadeiras são confortáveis – com apoio, por exemplo, se houver lugar para notas-, a visibilidade direta para os intervenientes (sem colunas ou outros obstáculos que quebrem o impacto visual), as condições de luz, som e imagem são absolutamente primordiais.

Especificamente, no caso de haver lugar para apresentações em powerpoint, importa fazer testes ao projetor e escolher a melhor localização para o mesmo. O ideal, caso se trate de um evento de grande escala (a partir de 200 participantes), será ter dois projetores, um de cada lado da sala (orador ao centro, e mantendo a luz do powerpoint afastada do orador).

Outro aspecto importante é a iluminação geral, no público, e a luminosidade baixa necessária para uma visualização dos slides. Estas condições existem, é só encontrar o local certo que possua as mesmas, ou criar soluções que colmatem a necessidade.
Trata-se de um “pormenor” importante, pois eventos às escuras promovem o cansaço e talvez o aborrecimento (que é a antítese da inspiração)!

Relativamente aos slides de apresentação propriamente ditos, será interessante que o orador interno tenha um template do mesmo, com imagem cuidada (cuidado com as imagens que não têm qualidade, e aparecem pixelizadas ou baças na tela). Cada slide deverá ter no máximo 5 palavras (lembrete: os slides são apenas um apoio à apresentação). Se necessário for, providenciem cópias de dados que sejam importantes e acima de tudo essenciais para os participantes.

O som é também essencial testar, de preferência no dia anterior ao evento. Demasiadas vezes vimos clientes a prepararem eventos fantásticos (onde nos contratam uma palestra ou outra dinâmica mais simples, sem mais responsabilidades), e o som, no dia, falha, provocando stress nos organizadores. Trata-se de mais um ponto fulcral.

Fator crítico 4 – Preparação dos intervenientes

Aquando da marcação do evento, certifique-se que as pessoas que fazem parte do evento (oradores):
* Sabem o que vai acontecer em pormenor e o que é esperado delas; no caso optar pela participação de um/a orador/a externo/a, contacte-@ o mais breve possível.
* Estão ao corrente do propósito geral e dos objetivos específicos
* Estão alinhadas com os mesmos
* Estão preparadas para criar impacto na audiência (Se não, a LIFE Training pode ajudar, formamos diretores neste tipo de competência!)

Depois de se certificar dos pontos anteriores, reflita sobre o que pode fazer para os ajudar a preparar-se!

De resto, importa ir revisitando as suas tarefas, ajustando resultados e intenções e monitorizando os processos com consistência.

Por agora, é esta informação base, no que diz respeito às condições base a assegurar quando organizamos eventos inspiradores.
Esperamos que lhe seja útil, desafiadora e inspiradora à alta performance q.b.!

Ana Vieira e Beatriz Costa, responsável de eventos e gestora de comunicação LIFE Training

Necessita de ajuda na organização dos seus eventos? Contacte-nos por email ou telefone (229 024 228) !

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2º fator crítico de sucesso em eventos

Depois de definirmos objetivos, o segundo fator crítico de sucesso diz respeito ao Envolvimento dos participantes.

Antes de tudo, convidamo-l@ a olhar para os participantes deste evento como autênticos clientes (não internos, nem como colegas; por um momento veja-os como clientes), e a colocar-se no lugar de um deles.

Depois, deverá responder a uma série de perguntas, de forma a fazer uma reflexão prévia que ajude a prever situações e garanta determinadas condições de conforto, acesso à informação (sobre o evento e no próprio) e potencial de ligação pós evento – sem esta, o envolvimento não é tão facilitado.

Perguntas:
* Como é que essa pessoa poderia sentir-se envolvida no evento?
* O objetivo específico já foi transmitido? De que forma?nbsp;
* Faz sentido partilhar o objetivo por completo, ou deixar espaço para surpresa?
* As condições de conforto estão asseguradas, e conforme o alinhamento do programa?nbsp;

Por exemplo, já assistimos a eventos muito focados no convívio e na interação, sem forma de as pessoas circularem livremente… E se o evento pressupõe apresentações, a escolha de mesas redondas (em que pessoas ficam de costas para o orador), será a melhor escolha? Não, há melhores soluções. E em prol do envolvimento, vamos encontrá-las!

Tratando-se de um evento de convívio que simultaneamente compreende apresentações/palestra, provavelmente faz muito sentido que as mesmas sejam apenas apresentadas antes da refeição (devido à existência de bebidas alcoólicas à refeição).

Pré e pós evento:
Dependendo sempre do propósito do evento, acreditamos que o ideal é que haja sempre lugar a pelo menos 2 comunicações em formato “teaser” sobre o evento a cada participante. O formato pode ser físico (como um cartão/convite), ou virtual, como um email, um vídeo, uma imagem com mensagem, ou ainda de outros formatos. Ponha a sua criatividade a funcionar!

Estas deverão ser concisas, sempre com data, local e hora e nome do evento. Este é o mínimo, para que as pessoas possam aceder à informação.
Se acrescentar um elemento inspiracional, melhor. Uma fotografia de boa qualidade, uma frase do baralho de cartas inspirador da LIFE Training… Quanto mais conseguir surpreender ou suscitar curiosidade, mais interessante se torna, provavelmente!

O que vai acontecer depois do evento (uns dias depois)? Vai enviar uma fotografia, um agradecimento inspirador, uma ação de reconhecimento? De que forma vai surpreender os vossos “clientes”? Pense nisto também, vale a pena!

Cada vez mais temos tido o privilégio de acompanhar empresas em eventos de comunicação de resultados, em mudanças de paradigma organizacional ou de liderança, em reformulação de valores, em eventos de acolhimento de novos colaboradores ou preparação dos mesmos, etc. E podemos dizer que há cada vez mais empresas a escolher marcar muito mais do que positivamente os seus colaboradores, aproveitando cada momento em que o podem fazer.

…A querer efectivamente inspirá-los!

Por hoje é tudo. No próximo artigo partilhamos o 3º e 4º factor. Até lá, votos de muita inspiração prática no planeamento dos vossos eventos, é o que lhe desejamos!

Ana Vieira, responsável de eventos e Beatriz Costa, gestora de comunicação

Ver artigo anterior Ver 3º e 4ª fatores críticos de sucesso

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1º Fator crítico de sucesso em Eventos

No artigo anterior partilhámos duas dicas para potenciar os seus eventos. Hoje vamos mais longe e iniciamos uma lista de 4 factores críticos de sucesso para um evento de empresa. Como trabalhamos em alta performance, o nosso standard é elevado!

Estes factores, além de asseguram o “óbvio” (que às vezes não é assim tão óbvio…) ajudam a manter os objetivos em mente, funcionando como combustível de inspiração.

Além da definição de intenções ou propósito e do local escolhido tendo em conta o programa definido, deverá ter em atenção:

Factor Crítico 1: Definição de Objetivos Específicos
Existem dezenas de metodologias de definição de objetivos. Aconselhamos o método SMART.

Ao formular o seu objetivo, confira  que este é eSpecífico, mensurável (consegue medir se o atingiu ou não), que depende essencialmente de si, da sua atitude para fazer acontecer (ou tem previsto contornar situações, caso não seja totalmente acionável por si). Considera-o realista e está balizado no tempo, tendo definida uma data limite para lá chegar.
Escreva o seu SMART num papel e exponha-o no seu escritório, para que tenha sempre presente o seu objetivo.O objetivo do evento deve ser partilhado de forma simples, apelativa e acessível a todos. Só assim terá o envolvimento e participação de cada um dos envolvidos (exemplo de SMART mais abaixo).
Muito importante! Lembre-se que um objetivo sem um plano é só um sonho… Defina de imediato as grandes tarefas, que se desdobram em pequenos passos.
Em breve enviaremos o segundo factor crítico de sucesso, relacionada com formas de envolver os participantes.
Até lá… mantenha-se inspirad@!Ana Vieira, responsável de eventos e Beatriz Costa, gestora de comunicação

Obs. Exemplo de um objetivo SMART aplicado a um evento de empresa:

“O evento que vamos realizar dia 20 de Julho vai ter 95% de taxa de participação, e o grau de satisfação, medido por formulário, será no mínimo 8,5 valores (de zero a 10).

Neste vão ser comunicados os resultados do primeiro Semestre de 2015, e os oradores são A e B. É perfeitamente realista, convidámos a LIFE Training para nos ajudar neste processo e vai ser no mínimo, fantastico! (Escrevemos este SMART numa folha A4, em letras maiúsculas, e colamos no quadro branco da sala.)

Os próximos passos são:
a)
b)
c)…”

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